「CRMには何万件も入っているけれど、どのデータを誰が使っているか分からない」。そんな状態では、セキュリティの議論もマーケティング施策の議論も、勘に頼りやすくなります。
顧客データの棚卸しとは、単に古いレコードを削除する作業ではありません。利用目的と実際の活用状況を並べ、次の判断をできる状態にすることです。
まずデータを4つに分類する
最初はシステム別のファイル一覧ではなく、使い道別の分類がおすすめです。
| 分類 | 例 | 確認したいこと |
|---|---|---|
| 顧客との連絡 | 連絡先、配信許諾、商談履歴 | 今も連絡目的と対象が適切か |
| サービス提供・契約 | 契約情報、取引履歴 | 業務や法令上の保存が必要か |
| 分析・改善 | サイト行動、集計指標 | 個別データである必要があるか |
| 休眠・重複 | 長期間未利用の宛先、重複登録 | 更新・統合・削除の候補か |
「どの部署が責任を持つか」「外部サービスに渡しているか」も記録しておきましょう。データ種別によって同意・契約・保存ルールが異なるため、マーケティング部門だけで即断しないことが重要です。
保有・削除・活用の判断基準
棚卸し表には、少なくとも「データ種別」「利用目的」「直近利用日」「管理者」「保存の根拠」「今後の活用案」「判断保留の理由」を設けます。
判断は次の3方向で行えます。
- 保有して活用する：契約履行、顧客対応、継続的な分析など、目的が明確なもの。
- 内容や保有方法を見直す：重複、古い情報、個別情報を持たずに集計で代替できるもの。
- 必要性を確認して消去する：利用目的がなく、保存する合理的な理由もないもの。
個人情報保護法は全データに一律の保有期限を設けていません。個人データが不要になった場合は遅滞なく消去するよう努める一方、法令で定められた保存などの事情も考慮します。
マーケティング部門は「成果との関係」を加える
情報管理の観点だけでは、データを活かす意思決定につながりにくくなります。そこで、各データがどの施策に使われ、何が分かったのかを追記します。
例えば、特定の細かな顧客属性を収集しているのに、実際のセグメント分けには一度も使っていない場合。その情報を自社で持つ必要性を再検討できます。逆に、購買履歴が再購入予測の判断に役立っているなら、品質を維持して活用する価値があります。
自社データを補完するIM-DMPの活用例
「顧客の興味関心を詳しく知りたい」という目的に対しては、すべての属性を自社で直接収集する以外にも、IM-DMPなどの外部データを使い、集団の傾向や新しいターゲット仮説を検討する方法があります。
ただし、外部データの利用は無条件に可能ではありません。データの取得経緯、照合の方法、同意・契約・法令上の条件を確認したうえで、利用目的に合う方法を選びます。
まずは1施策でPoCを設計する
棚卸し後、全社の仕組みを一度に変える必要はありません。例えば「休眠リストの再接触」や「新規見込み層への配信」を一つ選び、従来のデータだけで行う方法と、外部データを補完的に使う方法の条件を整理します。
比較するのは、利用データ、管理工数、対象リーチ、配信後の反応など。どの情報が必要で、どの情報は不要かを検証できれば、次の全社的な棚卸しにも根拠が生まれます。
まとめ
棚卸しのゴールは削除件数ではなく、持つ理由・使う理由・管理する理由を説明できることです。情報管理とマーケティングの成果を同じ表で評価することが、次のデータ戦略につながります。
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参考資料・出典
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」 https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/
- インティメート・マージャー「IM-DMPとは」 https://dmp.intimatemerger.com/service/materials/
iM（アイム）くん｜IMマーケティングニュースのデータ活用ナビゲーター
好奇心旺盛で、いつも前向き。「まずやってみよう！」がモットーなんだ！
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冷静で分析が得意なパートナー・Mia（ミア）と一緒に、データから新しい仮説やインサイトを発見し、マーケティングの次のアクションにつなげていくんだ！
